Электронная цифровая подпись: оптимизация корпоративного документооборота

В современных условиях объемы бумажного документооборота стремительно сокращаются. Распечатанные бумаги предоставляются лишь в те организации, которые все еще требуют наличия мокрой печати. В большинстве случаев бывает достаточно файлового обмена, подтвержденного электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Получают ее путем криптографического преобразования данных с использованием закрытого ключа. Таким образом, сама электронная подпись – это специальный реквизит документа, позволяющий проверить отсутствие в нем искажений информации и безусловную принадлежность подписи владельцу. Успешная верификация является основанием для подтверждения факта подписания электронного документа.

На сегодняшний день ЭЦП легко записывается на флэш-карту, которая может выполнять роль красивого брелка. При этом она широко используется в сфере гражданско-правовых отношений, оказания государственных и муниципальных услуг – то есть везде, где необходимо совершать юридически значимые действия.

Преимущества и особенности электронной цифровой подписи

К числу основных преимуществ использования ЭЦП относится:

  • повышение конфиденциальности информационного обмена электронными документами;
  • сокращение процедуры отправки документов до нескольких секунд;
  • упрощение участия в электронных торгах и сдачи отчетности в контролирующие органы;
  • гарантия достоверности документации;
  • возможность участия в международном обороте документов;
  • достижение большей эффективности корпоративного документооборота.

Электронную подпись можно включить в тело файла, либо приложить к документу отдельно.

Виды подписей

От уникальной последовательности символов, сгенерированных криптографической программой, будет зависеть и уровень защищенности подписи, а также возможности ее применения. Существует три вида электронной подписи:

  • простая – подтверждающая, что документ отправлен именно Вами;
  • усиленная неквалифицированная – помогающая убедиться в том, что с момента создания в документ не внесено ни одного изменения;
  • усиленная квалифицированная – юридически приравниваемая к «живой» подписи на документе.

Последний вариант стремительно вытесняет два первых, поскольку защищается сразу двумя (открытым - на 256 бит, и закрытым - на 1024 бита) ключами, работающими исключительно в паре:

  • Открытый ключ подлежит передаче всем, с кем Вы намерены обменяться документами. Его дубликат имеется в библиотеке Удостоверяющего Центра (УЦ).
  • Закрытый ключ предназначен для подписания электронного документа и отсылки сертификата. Именно благодаря ему процессы доступны только их владельцу.

Подделка ЭЦП считается невозможной, однако для желающих существует специальный вид страховки.

Удостоверяющие центры

Сами удостоверяющие центры являются обычными коммерческими организациями, получившими специальную лицензию от ФСБ РФ. Информация о них является общедоступной, поэтому может и должна проверяться заявителями.

Получение ЭЦП для юридического лица

Ваша организация переходит на электронный документооборот, и Вы не знаете, как получить электронную подпись? Все достаточно просто. Если юридическому лицу понадобилась ЭЦП, представителю (руководителю) фирмы следует обратиться в удостоверяющий центр со следующим пакетом документов:

  • оригиналом своего паспорта;
  • заверенной копией устава организации и приказа о назначении ее руководителя;
  • платежным документом, подтверждающим факт оплаты услуги.

Получив подпись, Вы можете ее проверить. Для этого существует ряд специальных программ, которые могут быть установлены на ПК, либо использованы в режиме онлайн. Достаточно лишь перегрузить ЭЦП в подобную программу и запустить ее.

Электронная подпись для торгов: условия получения

Достаточно часто компаниям и фирмам приходится участвовать в электронных торгах, для которых также необходима «электронная виза». С целью ее получения следует выбрать нужную торговую площадку. На ней требуется разместить информацию об организации (название, ИНН, регион), а также личные контактные данные (ФИО, телефон, email) ее уполномоченного представителя.

Получение специального ключа, гарантирует авторство заявителя на каждую из отправленных ставок и заявок.

Роль ЭЦП при регистрации кассового оборудования

С 2016 года электронная цифровая подпись используется и для онлайн-регистрации кассовых аппаратов. Процесс постановки техники на учет больше не подразумевает посещения налоговой инспекции. Фискализация в текущем режиме весьма удобна. Имея контрольную электронную подпись (КЭП), налогоплательщику остается лишь:

  • зарегистрировать на официальном сайте ФНС кабинет контрольно-кассовой техники;
  • отправить в налоговую службу регистрационную заявку, заверенную КЭП;
  • получить от налоговиков регистрационный номер, и внести данные по фискализации в регистрируемый кассовый аппарат.

Из всего сказанного следует, что электронная цифровая подпись способствует ускорению и максимальной оптимизации информационного обмена. Сфера ее применения в последнее время заметно расширилась за счет внедрения в практику торговли новых кассовых аппаратов. Кроме того, появились глобальные государственные системы контроля производства и продажи алкогольной продукции (ЕГАИС), а также изделий з меха (Маркировка).

Чтобы избежать трудностей с получением и практическим использованием электронной цифровой подписи, стоит воспользоваться поддержкой профессионалов. На отечественном рынке есть достаточно много компаний, работающих в данном направлении. Однако особого внимания заслуживает Полисиситемс, специалисты которой пристально следят за наименьшими изменениями законодательства. Их помощи будет достаточно для успешного решения вопросов технического и организационного характера.

Поделиться: